Kosten für Remote-Arbeitsplätze: Die vier Ebenen im Überblick

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Es liegt ein Angebot zur Verlängerung der Virtualisierungsschicht vor. Der Betrag hat sich im Vergleich zum Vorjahr mehr als verdoppelt, ohne dass ein neuer Nutzer hinzugekommen ist oder ein Server ausgetauscht wurde. Die Frage, die sich daraufhin stellt, ist bei fast jedem IT-Partner in den Niederlanden dieselbe: Können wir hier noch etwas unternehmen?

Die Antwort, die die meisten Unternehmen erwarten, lautet „nein“. Das sind nun einmal die Preise. Es kursiert ein Plakat der Tankstellen, auf dem der Kraftstoffpreis als dreischichtiges Raketen-Eis dargestellt wird: reiner Kraftstoff, Verbrauchsteuer und Mehrwertsteuer. Darunter steht: Wir können Ihren Preis nicht senken, die Regierung hingegen schon.

Die Kosten für einen Remote-Arbeitsplatz setzen sich zwar genauso zusammen, doch diese Schlussfolgerung trifft hier nicht zu. Ein Remote-Arbeitsplatz besteht aus vier Ebenen: dem Endgerät, den Hosts mit dem Hypervisor, Windows Server mit den dazugehörigen RDS-CALs und den Citrix-Lizenzen. Wer diese Ebenen separat verlängert, zahlt in der Praxis oft doppelt, da die separat erworbene Funktionalität bereits im Citrix-Abonnement enthalten ist. Anders als bei Kraftstoff kann hier also eine Ebene die andere ersetzen.

Woraus setzen sich die Kosten für einen Remote-Arbeitsplatz eigentlich zusammen?

Der Preis besteht aus vier Ebenen, die jeweils einen eigenen Lieferanten und ein eigenes Vertragsdatum haben. Stellen Sie sich ein Raketen-Eis vor: ganz unten der Stiel, darüber drei farbige Schichten.

• Das Endgerät: der Endpunkt. Der Laptop, der Thin Client oder der alte Desktop-PC mit dem darauf laufenden Betriebssystem.
• Die unterste Ebene: die Hosts und der Hypervisor. Die physischen Server und die Virtualisierungssoftware, auf denen alles basiert.
• Die mittlere Ebene: Windows Server mit den RDS-CALs, die für Sitzungen auf einem Terminalserver erforderlich sind.
• Die oberste Ebene: die Citrix-Lizenzen, mit denen der Arbeitsplatz bereitgestellt, gesichert und verwaltet wird.

In der Praxis kommen diese vier Zeitpunkte selten gleichzeitig zur Sprache. Der Hypervisor wird im März verlängert, die Microsoft-Lizenzen im September und das Citrix-Abonnement irgendwann dazwischen. Niemand hat dann noch den Überblick über die Gesamtsumme, und genau darin liegt der Kostenanstieg der letzten Jahre.

Was läuft schief, wenn Sie nur den Gesamtpreis betrachten?

Wer nur den Endbetrag betrachtet, geht in Verhandlungen, was in der Regel zu einem Rabatt von einigen Prozent auf einer Ebene führt. Dabei bestehen jedoch drei Risiken, die schwerer wiegen als dieser Rabatt.

Risiko 1: Sie zahlen zweimal für dieselbe Funktion

Dies ist das häufigste Muster, auf das ich stoße: Ein separater Workspace-Manager neben einem Citrix-Abonnement, in dem „Workspace Environment Management“ bereits enthalten ist. Eine VPN-Lösung, die jährlich verlängert wird, obwohl Secure Private Access Teil des Abonnements ist – und das, obwohl es unabhängig davon bereits gute Gründe gibt, dieses VPN kritisch zu hinterfragen. Oder ein Load Balancer, der zusätzlich zur Firewall erworben wird, obwohl NetScaler, das Schweizer Taschenmesser von Citrix, bereits in der Umgebung vorhanden ist.

Risiko 2: Sie ersetzen Hardware, die noch jahrelang funktionieren könnte

Nach dem Ende des Supports für Windows 10 haben viele Unternehmen begonnen, Arbeitsplätze zu ersetzen, die technisch noch einwandfrei funktionieren. An einem Remote-Arbeitsplatz dient der Endpunkt lediglich dazu, einen Bildschirm anzuzeigen und Tastatureingaben weiterzuleiten. Mit einem Thin-Client-Betriebssystem wie UniconOS – ehemals eLux und Scout – kann ein solcher Rechner problemlos weiterbetrieben werden. Das spart Anschaffungskosten, Aufwand bei der Einführung und Entsorgungskosten.

Risiko 3: Sie überlassen es dem Lieferanten, zu bestimmen, wann Sie sich Gedanken machen

Wenn das Gespräch erst dann beginnt, wenn das Verlängerungsangebot eingeht, bleibt keine Zeit mehr, andere Optionen in Betracht zu ziehen. Dann unterschreiben Sie und schieben die Frage um ein Jahr auf. Dass sich der Markt tatsächlich verändert, belegen Untersuchungen: Laut einer CloudBolt-Studie aus dem Jahr 2026 reduzieren 86 Prozent der Unternehmen aktiv ihre VMware-Nutzung, und 88 Prozent sind besorgt über die zukünftige Preisentwicklung. Quelle: theitvortex.com.

Wie können Sie mehr aus den Lizenzen herausholen, die Sie bereits besitzen?

Indem Sie für jede Ebene prüfen, was bereits in Ihrem Abonnement enthalten ist, bevor Sie etwas Neues erwerben. Hier liegt der Unterschied zum „Tankstellen-Poster“: Eine Ebene kann eine andere Ebene überflüssig machen. Wir haben bereits ausführlicher über die Optimierung Ihrer Citrix-Lizenzen berichtet.

Wie ist XenServer in Ihrer Citrix-Lizenz enthalten?

XenServer ist eine Berechtigung im Rahmen von Citrix for Private Cloud, Citrix Universal Hybrid Multi-Cloud (UHMC) und der Citrix Platform License. Wer über ein solches Abonnement verfügt, bezahlt die Hypervisor-Ebene faktisch bereits. Dies beschränkt sich zudem nicht auf Ihre Citrix-Umgebung: Sie dürfen darauf auch Ihre übrigen Server betreiben, wenngleich der Support für Workloads auf einer „Best-Effort“-Basis erfolgt. Für Citrix Virtual Apps and Desktops gilt die Anforderung einer Premium Edition pro Sockel. Da die Berechtigung auch in Citrix for Private Cloud enthalten ist, steht dieser Weg bereits ab zehn Lizenzen offen. Quelle: citrix.com und docs.xenserver.com. Verwenden Sie noch Citrix Hypervisor 8.2, dann spielt dort zudem ein Ablaufdatum eine Rolle.

Die Verwaltungsebene

Workspace Environment Management, Autoscale, App Layering, Session Recording und Secure Private Access sind je nach Lizenzmodell bereits im Abonnement enthalten. Es handelt sich nicht um Extras, die separat verkauft werden müssen, sondern um Funktionen, für die der Vertrag längst unterzeichnet wurde. In vielen Umgebungen ist ein Teil davon einfach deaktiviert.

Die Endpunkt-Ebene

Ein Thin-Client-Betriebssystem verlängert die Lebensdauer bestehender Hardware und vereinfacht die Verwaltung. Dies ist die Ebene, die am schnellsten vergessen wird, obwohl hier pro Arbeitsplatz oft der größte Nutzen zu erzielen ist. Seit der Übernahme von Unicon ist in Citrix UHMC auch UniconOS enthalten. Im Gegensatz zur Hypervisor-Ebene beginnt dieses Abonnement erst bei 250 Lizenzen, sodass dieser Weg nicht für jedes Unternehmen in Frage kommt.

Die Microsoft-Ebene

Das gleiche Prinzip gilt auch auf Seiten von Microsoft. Seit dem 1. Juli 2026 gelten neue Preise für verschiedene Microsoft 365-Abonnements, wobei die Erhöhungen je nach Lizenzart bis zu mehreren zehn Prozent betragen. Diese Tarife treten erst zum nächsten Verlängerungszeitpunkt in Kraft, sodass viele Unternehmen sie erst in diesem Herbst erstmals auf ihrer Rechnung sehen werden. Wir haben die Microsoft 365-Preiserhöhung nach Abonnementtyp aufgeschlüsselt. Auch hier lautet die erste Frage nicht, wie Sie einen Rabatt erhalten, sondern ob alle Mitarbeiter über die richtige Lizenz verfügen und ob Sie Funktionen doppelt bezahlen.

Stimmt es wirklich, dass sich das finanziell lohnt? Vier berechtigte Einwände

Ist eine Hypervisor-Migration nicht viel zu aufwendig?

Es ist echte Arbeit, das lässt sich nicht leugnen. Nicht jede Arbeitslast lässt sich ohne Weiteres übertragen. Denken Sie beispielsweise an Appliances von Softwareanbietern, die ausschließlich auf vSphere unterstützt werden, sowie an die Speicherinfrastruktur, die neu überdacht werden muss. Das kostet Zeit, ist aber planbare Arbeit. Und mit einer Alternative auf dem Tisch führen Sie ein ganz anderes Gespräch mit Ihrem derzeitigen Anbieter.

Wenn dies in meiner Lizenz enthalten ist, warum weiß ich das dann nicht?

Weil sich das Lizenzmodell in den letzten Jahren mehrfach geändert hat und niemand Sie aktiv anruft, um Ihnen mitzuteilen, was neu hinzugekommen ist. Es steht in der Dokumentation, aber Sie müssen es selbst nachschlagen und auf Ihre eigene Umgebung übertragen.

Ist die Wiederverwendung alter Hardware nicht ein Risiko?

Bei einem herkömmlichen Arbeitsplatz würde ich dem zustimmen. Bei einem Remote-Arbeitsplatz befinden sich die Daten und Anwendungen im Rechenzentrum und nicht auf dem Gerät. Der Endpunkt dient dann in erster Linie als Schnittstelle, und ein gut verwaltetes Thin-Client-Betriebssystem ist in dieser Hinsicht oft sicherer als eine veraltete Windows-Installation.

Gilt dies auch für weniger als 250 Nutzer?

Teilweise. Der Hypervisor-Ansatz schon, denn XenServer ist auch in Citrix for Private Cloud enthalten, und dort gilt keine Mindestanzahl von 250 Lizenzen. Der Endpunkt-Ansatz über UniconOS gilt jedoch nicht, da dieser an Citrix UHMC gebunden ist. Unabhängig von der Unternehmensgröße gilt jedoch stets der Grundsatz: Prüfen Sie, für welche Funktionen Sie doppelt bezahlen, ob jeder über die richtige Microsoft-Lizenz verfügt und ob Hardware tatsächlich ausgetauscht werden muss.

Welche Fragen sollten Sie stellen, bevor Sie eine Vertragsverlängerung unterzeichnen?

Gehen Sie diese sieben Punkte durch, bevor Sie unterschreiben. Sie müssen dafür keinen Berater hinzuziehen, um davon zu profitieren.

• Führen Sie alle vier Ebenen auf einem A4-Blatt zusammen, einschließlich Vertragsdatum und Jahresbetrag pro Ebene.
• Ermitteln Sie, welches Citrix-Abonnement Sie genau haben und welche Nutzungsrechte darin enthalten sind.
• Bitte überprüfen Sie, ob Software ausgeführt wird, deren Funktionen sich mit denen aus dem Abonnement überschneiden.
• Zählen Sie, wie viele Endgeräte Sie im vergangenen Jahr ausgetauscht haben und aus welchem Grund.
• Überprüfen Sie für jeden Microsoft-Benutzer, ob das Abonnement noch der tatsächlichen Rolle entspricht.
• Ermitteln Sie, wann Ihr nächster Verlängerungstermin ansteht, und beginnen Sie drei Monate vorher mit den Vorbereitungen.
• Fragen Sie Ihren Anbieter ausdrücklich, welche Funktionen Sie bereits besitzen, aber nicht nutzen.

Warum bei New Yard alles mit der Lizenz beginnt und nicht mit dem Angebot

Wir beraten Sie zum digitalen Arbeitsplatz, liefern die Lizenzen und führen die Implementierung durch. Diese Kombination ist bewusst gewählt: Beratung ohne Umsetzung bleibt ein Bericht, und Umsetzung ohne Beratung wird zu einem Stapel von Produkten. Da wir uns mit der Einrichtung und Verwaltung auskennen, erkennen wir bei einem EUC-Health-Check meist bereits innerhalb eines halben Tages, wo Funktionen doppelt bezahlt werden oder ungenutzt bleiben.

Dieses Gespräch führen wir ebenso gut über Microsoft wie über Citrix. Das Ziel besteht nicht darin, Ihnen etwas zusätzlich zu verkaufen, sondern herauszufinden, wie viel Rendite noch in den bereits getätigten Ausgaben steckt. Wer dies mit einem unvoreingenommenen Blick betrachten möchte, beginnt oft am schnellsten mit einer zweiten Meinung zu den IT-Kosten.

Was bringt ein unverbindliches Gespräch über Ihre Arbeitsplatzkosten?

Dies liefert Aufschluss darüber, welche Ebene Spielraum bietet und welche nicht, und es gibt einen konkreten Grund, dies nicht aufzuschieben. Am 12. Januar 2027 endet der erweiterte Support für Windows Server 2016, genau die mittlere Ebene des Stacks. Quelle: learn.microsoft.com. Eine geordnete Migration erfordert drei bis sechs Monate Vorbereitungszeit – das heißt, jetzt ist der richtige Zeitpunkt.

Sollte zusätzlich eine Erweiterung der Virtualisierungsschicht oder eine Microsoft-Verlängerung anstehen, handelt es sich um drei Entscheidungen, die Sie besser auf einmal als getrennt voneinander treffen sollten. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Kennenlerngespräch über newyard.nl. Wir gehen Ihre aktuelle Infrastruktur Schicht für Schicht durch, und anschließend wissen Sie, woran Sie sind.