Estimated reading time: 6 minuten
Stel je voor: een medewerker ziet in Microsoft Teams een knop met ‘Unlock Premium'. Hij klikt erop, start een gratis trial, en vergeet het daarna volledig. Een maand later wordt die trial automatisch omgezet in een betaald abonnement. Keer dit scenario maal tien, twintig of vijftig medewerkers, en voor je het weet betaal je honderden euro’s per maand voor licenties die buiten jouw zicht vallen.
Dit is geen theoretisch scenario. Het gebeurt dagelijks in organisaties die Microsoft 365 gebruiken, en de meeste IT-managers hebben er geen idee van.
Microsoft 365 heeft een functie die heet self-service purchases en trials. Die stelt gebruikers in staat om zelf producten of add-ons te activeren, zonder tussenkomst van IT. Dat klinkt handig, maar het heeft stevige gevolgen voor kosten, overzicht en beveiliging.
Wel of niet uitschakelen: wat verandert er concreet?
Het verschil tussen self-service purchases aan of uit laten staan is groter dan de meeste organisaties denken.
Als self-service purchases aanstaan
Gebruikers kunnen zelfstandig:
- Trials starten voor premium Microsoft-producten
- Add-ons activeren binnen bestaande applicaties zoals Teams
- Abonnementen aanschaffen via hun eigen betaalmethode
Voor IT betekent dit:
- Geen volledig overzicht van actieve licenties
- Onverwachte facturen buiten het centrale contract
- Applicaties die zonder governance of securitycontrole worden gebruikt
Als self-service purchases uitstaan
Alle licenties lopen via IT of via een centrale leverancier. Dat levert op:
- Volledig licentieoverzicht in het Microsoft 365 Admin Center
- Voorspelbare en beheersbare cloudkosten
- Betere compliance en minder shadow IT
- Duidelijke governance rondom applicatiegebruik
Voor vrijwel elke organisatie met meerdere medewerkers is de tweede aanpak de meest stabiele en verstandige keuze.
Vier risicos die je misschien onderschat
1. Ongecontroleerde cloudkosten
Trials worden na afloop automatisch omgezet in betaalde licenties. Een product van 10 euro per gebruiker per maand klinkt klein. Maar bij twintig medewerkers die elk een trial starten, loopt dat op tot 2.400 euro per jaar. Omdat deze licenties buiten het centrale contract vallen, zijn ze ook lastiger te beheren of op te zeggen.
Uit onderzoek van Productiv blijkt dat organisaties gemiddeld ruim 370 SaaS-applicaties gebruiken, waarvan meer dan de helft buiten het zicht van IT valt. Self-service purchases dragen actief bij aan deze versnippering.
2. Shadow IT
Shadow IT ontstaat wanneer medewerkers software gebruiken zonder dat IT het weet. Dat brengt risicos met zich mee die verder gaan dan kosten alleen:
- Applicaties worden gebruikt zonder securitybeoordeling
- Bedrijfsdata kan buiten beleid worden opgeslagen of gedeeld
- Integraties met andere systemen zijn niet beoordeeld
- Problemen zijn moeilijker te traceren en op te lossen
Voor organisaties met compliance-eisen zoals ISO 27001 of NIS2 zijn dit geen theoretische risico's.
3. Versnipperd licentieoverzicht
Licenties kunnen verspreid staan over het centrale Microsoft-contract, losse selfserviceaankopen en individuele betaalmethodes van medewerkers. Dat maakt licentiebeheer complexer en vergroot de kans op dubbele kosten of gaten in dekking.
4. Security- en compliancerisicos
Nieuwe Microsoft-diensten introduceren ook nieuwe datastromen. Denk aan Power BI-datasets met bedrijfsinformatie, formulieren met klantgegevens of gedeelde opslaglocaties die buiten het beveiligingsbeleid vallen. Als IT hier geen zicht op heeft, zijn datalekken of complianceovertredingen een reëel risico.
Wat wel werkt: centraal licentiebeheer instellen
De meest effectieve aanpak is simpel: schakel self-service trials en purchases uit, zodat alles via een gecontroleerd proces verloopt. Medewerkers kunnen nog steeds nieuwe tools aanvragen, maar dat gaat dan via IT of de service desk.
Via het Microsoft 365 Admin Center
- Ga naar het Microsoft 365 Admin Center
- Open Settings en kies Org settings
- Ga naar Self-service trials and purchases
- Selecteer het betreffende product
- Zet de instelling op ‘Do not allow' en sla op
Let op: deze instelling moet per product worden geconfigureerd. Wanneer Microsoft nieuwe diensten toevoegt, is het verstandig om dit periodiek te controleren.
Via PowerShell (voor grotere omgevingen)
Voor organisaties met meerdere Microsoft 365-diensten is PowerShell efficiënter. Met de MSCommerce-module schakel je self-service purchases uit voor alle producten tegelijk. Dit is ook eenvoudig te automatiseren als onderdeel van een bredere governance- of DevOps-aanpak.
Wil je weten hoe je dit concreet inricht voor jouw tenant? We lopen het graag met je door.
Veelvoorkomende bezwaren, en eerlijke antwoorden
"Onze medewerkers zijn betrouwbaar, dit zal bij ons niet zo lopen."
Zeker, maar dit gaat niet over wantrouwen. Een medewerker die op ‘Unlock Premium' klikt, heeft geen slechte bedoelingen. Hij wil gewoon zijn werk doen. Het probleem zit in het ontbreken van controle en zichtbaarheid, niet in de intentie van de gebruiker.
"Dit kost ons meer tijd dan het oplevert."
Het instellen kost eenmalig een paar minuten. De tijd die je bespaart op het opsporen van onbekende licenties, het oplossen van compliance-issues en het beheren van shadow IT is aanzienlijk groter. Zeker als je dit combineert met een periodieke Health Check van je Microsoft 365-omgeving.
"We weten niet eens of self-service bij ons actief is."
Dat is precies het punt. In de meeste omgevingen staat dit standaard aan, tenzij iemand dit bewust heeft uitgeschakeld. Een snelle check in het Admin Center geeft direct antwoord.
Praktische checklist: Microsoft 365-kosten en governance op orde
Wil je voorkomen dat cloudkosten ongemerkt oplopen? Loop dan deze punten na:
Licentiebeheer
- Controleer of self-service purchases en trials actief zijn in jouw tenant
- Schakel self-service aankopen en trials uit via Admin Center of PowerShell
- Zorg dat alle licenties centraal worden beheerd via IT of je leverancier
Kostenbeheer
- Controleer bestaande Microsoft 365-licenties op gebruik en overlap
- Identificeer ongebruikte of dubbele licenties
- Monitor periodiek welke nieuwe Microsoft-diensten beschikbaar komen
Security en compliance
- Controleer welke applicaties toegang hebben tot bedrijfsdata
- Beperk ongecontroleerde integraties met externe diensten
- Zorg voor heldere governance rondom nieuwe tools en add-ons
- Herhaal deze check minimaal ieder kwartaal
Grip op je digitale werkplek begint bij overzicht
In veel organisaties groeit de Microsoft 365-omgeving organisch. Nieuwe functies worden toegevoegd, instellingen blijven staan en gebruikers ontdekken zelf nieuwe mogelijkheden. Dat werkt prima zolang er overzicht blijft.
Maar zodra self-service purchases, licentieversnippering en shadow IT onbeheerd blijven, kunnen kosten en risico’s ongemerkt oplopen. Het is geen kwestie van of het misgaat, maar wanneer.
Bij New Yard helpen we organisaties om hun digitale werkplek overzichtelijk, veilig en beheersbaar te houden. Niet door alles op slot te zetten, maar door de juiste controles op de juiste plekken te zetten, zodat medewerkers prettig kunnen werken en IT het overzicht behoudt.
Ons doel is niet alleen een technisch goed ingerichte omgeving. Het is een digitale werkplek die stabiel, veilig en prettig te beheren blijft, ook als de organisatie groeit.
Even sparren over jouw Microsoft 365-omgeving?
Twijfel je of gebruikers in jouw organisatie zelf Microsoft-abonnementen kunnen starten? Of wil je weten of er al selfservice-licenties actief zijn binnen je tenant?
Dan kijken we graag een keer met je mee. Tijdens een kort, vrijblijvend gesprek kunnen we:
- Controleren of self-service purchases actief zijn
- Inzicht geven in mogelijke licentie- en beveiligingsrisicos
- Bespreken hoe je Microsoft 365-governance kunt verbeteren
Geen verplichtingen. Gewoon een technisch gesprek om te kijken waar verbetering mogelijk is.