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Stellen Sie sich Folgendes vor: Ein Mitarbeiter sieht in Microsoft Teams eine Schaltfläche mit der Aufschrift "Premium freischalten". Er klickt darauf, startet eine kostenlose Testversion und vergisst sie dann völlig. Einen Monat später wird diese Testversion automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement umgewandelt. Multiplizieren Sie dieses Szenario mit 10, 20 oder 50 Mitarbeitern, und ehe Sie sich versehen, zahlen Sie Hunderte von Euro pro Monat für Lizenzen, die Sie nicht mehr im Blick haben.
Dies ist kein theoretisches Szenario. Es passiert jeden Tag in Unternehmen, die Microsoft 365 verwenden, und die meisten IT-Manager haben keine Ahnung.
Microsoft 365 verfügt über eine Funktion namens Self-Service-Käufe und -Tests. Damit können Benutzer Produkte oder Add-ons selbst aktivieren, ohne dass die IT-Abteilung eingreifen muss. Das hört sich praktisch an, hat aber erhebliche Auswirkungen auf Kosten, Kontrolle und Sicherheit.
Abschalten oder nicht abschalten: Was ändert sich konkret?
Der Unterschied zwischen dem Aktivieren oder Deaktivieren von Selbstbedienungskäufen ist größer, als die meisten Unternehmen denken.
Wenn Sie in Selbstbedienung einkaufen
Die Benutzer können unabhängig voneinander arbeiten:
- Testversionen für Microsoft Premium-Produkte starten
- Aktivieren Sie Add-ons in bestehenden Anwendungen wie Teams
- Kauf von Abonnements über ihre eigene Zahlungsmethode
Für die IT bedeutet dies:
- Keine vollständige Übersicht über aktive Lizenzen
- Unerwartete Rechnungen außerhalb des zentralen Vertrags
- Anwendungen, die ohne Governance- oder Sicherheitskontrollen verwendet werden
Wenn Selbstbedienungskäufe aus sind
Alle Lizenzen laufen über die IT oder über einen zentralen Anbieter. Dies bietet:
- Vollständige Lizenzübersicht im Microsoft 365 Admin Center
- Vorhersehbare und überschaubare Cloud-Kosten
- Bessere Compliance und weniger Schatten-IT
- Klare Steuerung der Anwendungsnutzung
Für fast jedes Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern ist der zweite Ansatz die stabilste und sinnvollste Wahl.
Vier Risiken, die Sie vielleicht unterschätzen
1. Unkontrollierte Cloud-Kosten
Testversionen werden nach Abschluss automatisch in kostenpflichtige Lizenzen umgewandelt. Ein Produkt für 10 Euro pro Benutzer und Monat klingt gering. Aber bei 20 Mitarbeitern, die jeweils eine Testversion starten, summiert sich das auf 2.400 Euro pro Jahr. Da diese Lizenzen außerhalb des zentralen Vertrags stehen, sind sie auch schwieriger zu verwalten oder zu kündigen.
Untersuchungen von Productiv zeigen, dass Unternehmen im Durchschnitt über 370 SaaS-Anwendungen nutzen, von denen mehr als die Hälfte nicht im Blickfeld der IT-Abteilung liegt. Self-Service-Käufe tragen aktiv zu dieser Fragmentierung bei.
2. Schatten-IT
Schatten-IT liegt vor, wenn Mitarbeiter Software ohne das Wissen der IT-Abteilung verwenden. Dies birgt Risiken, die weit über die Kosten hinausgehen:
- Anwendungen werden ohne Sicherheitsüberprüfung verwendet
- Unternehmensdaten können außerhalb der Richtlinien gespeichert oder weitergegeben werden
- Integration mit anderen Systemen nicht bewertet
- Probleme sind schwieriger zu verfolgen und zu lösen
Für Organisationen, die Compliance-Anforderungen wie ISO 27001 oder NIS2 erfüllen müssen, sind dies keine theoretischen Risiken.
3. Fragmentierte Lizenzübersicht
Lizenzen können über den zentralen Microsoft-Vertrag, separate Self-Service-Käufe und individuelle Zahlungsmethoden für Mitarbeiter verstreut sein. Dies macht die Lizenzverwaltung komplexer und erhöht die Wahrscheinlichkeit von Doppelkosten oder Lücken in der Abdeckung.
4. Sicherheits- und Compliance-Risiken
Neue Microsoft-Dienste führen auch neue Datenströme ein. Denken Sie an Power BI-Datensätze mit Geschäftsinformationen, Formulare mit Kundendaten oder gemeinsam genutzte Speicherorte, die nicht unter die Sicherheitsrichtlinien fallen. Wenn die IT-Abteilung keinen Einblick in diese Datenströme hat, sind Datenschutzverletzungen oder Verstöße gegen die Compliance ein echtes Risiko.
Was funktioniert: Einrichtung einer zentralen Lizenzverwaltung
Der effektivste Ansatz ist einfach: Deaktivieren Sie Selbstbedienungsversuche und -käufe, damit alles über einen kontrollierten Prozess läuft. Die Mitarbeiter können immer noch neue Tools anfordern, aber nur über die IT-Abteilung oder den Service Desk.
Über das Microsoft 365 Admin Center
- Gehen Sie zum Microsoft 365 Admin Center
- Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie Org-Einstellungen
- Gehen Sie zu Selbstbedienungsversuche und Einkäufe
- Wählen Sie das entsprechende Produkt
- Setzen Sie die Einstellung auf ‚Nicht zulassen' und speichern Sie
Beachten Sie, dass diese Einstellung für jedes Produkt einzeln konfiguriert werden muss. Da Microsoft neue Dienste hinzufügt, ist es ratsam, diese Einstellung regelmäßig zu überprüfen.
Über PowerShell (für größere Umgebungen)
Für Unternehmen mit mehreren Microsoft 365-Diensten ist die PowerShell effizienter. Mit dem MSCommerce-Modul schalten Sie die Self-Service-Käufe für alle Produkte auf einmal ab. Dies lässt sich auch leicht als Teil eines umfassenderen Governance- oder DevOps-Ansatzes automatisieren.
Möchten Sie wissen, wie Sie dies konkret für Ihren Mieter einrichten können? Wir helfen Ihnen gerne dabei.
Häufige Einwände – und ehrliche Antworten
"Unsere Mitarbeiter sind zuverlässig, das wird bei uns nicht so laufen."
Sicher, aber hier geht es nicht um Misstrauen. Ein Mitarbeiter, der auf ‚Premium freischalten' klickt, hat keine bösen Absichten. Er will nur seine Arbeit machen. Das Problem liegt in der mangelnden Kontrolle und Sichtbarkeit, nicht in der Absicht des Benutzers.
"Das kostet uns mehr Zeit als es uns spart", sagt er.
Die Einrichtung dauert einmalig ein paar Minuten. Die Zeit, die Sie beim Aufspüren unbekannter Lizenzen, bei der Lösung von Compliance-Problemen und bei der Verwaltung von Schatten-IT einsparen, ist wesentlich größer. Vor allem, wenn Sie dies mit einem regelmäßigen Health Check Ihrer Microsoft 365-Umgebung kombinieren.
"Wir wissen nicht einmal, ob die Selbstbedienung bei uns aktiv ist."
Das ist genau der Punkt. In den meisten Umgebungen ist diese Funktion standardmäßig aktiviert, es sei denn, jemand hat sie absichtlich deaktiviert. Ein kurzer Blick in das Admin Center gibt sofort eine Antwort.
Praktische Checkliste: Microsoft 365 Kosten und Governance in Ordnung
Möchten Sie vermeiden, dass die Cloud-Kosten unbemerkt bleiben? Dann gehen Sie diese Punkte durch:
Verwaltung von Lizenzen
- Prüfen Sie, ob Selbstbedienungskäufe und Testkäufe in Ihrem Mieter aktiv sind
- Deaktivieren Sie Self-Service-Käufe und Testversionen über Admin Center oder PowerShell
- Stellen Sie sicher, dass alle Lizenzen zentral über die IT-Abteilung oder Ihren Lieferanten verwaltet werden.
Kostenmanagement
- Überprüfen Sie bestehende Microsoft 365-Lizenzen auf Nutzung und Überschneidungen
- Identifizieren Sie ungenutzte oder doppelte Lizenzen
- Überwachen Sie regelmäßig, welche neuen Microsoft-Dienste verfügbar werden
Sicherheit und Compliance
- Kontrollieren Sie, welche Anwendungen auf Unternehmensdaten zugreifen können
- Begrenzen Sie unkontrollierte Integrationen mit externen Diensten
- Sorgen Sie für eine klare Governance bei neuen Tools und Add-ons
- Wiederholen Sie diese Überprüfung mindestens jedes Quartal
Die Kontrolle über Ihren digitalen Arbeitsplatz beginnt mit dem Überblick
In vielen Unternehmen wächst die Microsoft 365-Umgebung organisch. Neue Funktionen kommen hinzu, Einstellungen bleiben erhalten, und die Benutzer entdecken neue Funktionen von selbst. Das funktioniert gut, solange der Überblick gewahrt bleibt.
Aber wenn Selbstbedienungseinkäufe, Lizenzfragmentierung und Schatten-IT nicht verwaltet werden, können die Kosten und Risiken unbemerkt steigen. Es ist nicht die Frage, ob es schief geht, sondern wann.
Wir von New Yard helfen Unternehmen, ihren digitalen Arbeitsplatz übersichtlich, sicher und verwaltbar zu halten. Nicht, indem wir alles abriegeln, sondern indem wir die richtigen Kontrollen an den richtigen Stellen anbringen, damit die Mitarbeiter bequem arbeiten können und die IT-Abteilung den Überblick behält.
Unser Ziel ist nicht nur eine technisch gut ausgestattete Umgebung. Es ist ein digitaler Arbeitsplatz, der stabil, sicher und angenehm zu verwalten ist, auch wenn das Unternehmen wächst.
Brauchen Sie eine Sparringssitzung für Ihre Microsoft 365-Umgebung?
Zweifeln Sie daran, ob Benutzer in Ihrem Unternehmen Microsoft-Abonnements selbst starten können? Oder möchten Sie wissen, ob Self-Service-Lizenzen in Ihrem Mandanten bereits aktiv sind?
Wenn ja, würden wir uns gerne mit Ihnen zusammen umsehen. Während eines kurzen, unverbindlichen Gesprächs können wir:
- Prüfen, ob Selbstbedienungskäufe aktiv sind
- Einblick in potenzielle Lizenzierungs- und Sicherheitsrisiken
- Diskutieren Sie, wie Sie die Microsoft 365 Governance verbessern können
Keine Bedingungen. Nur ein technisches Gespräch, um zu sehen, wo Verbesserungen möglich sind.